給与所得者の扶養控除等申告書の解説!

 

以下の記載は、事業者のみなさんの疑問点が多い「給与所得者の扶養控除等申告書」について国税庁のFAQの要約です。

FAQ要約

(1)平成27年中に「平成28年分の給与所得者の扶養控除等申告書」の提出を受ける場合、従業員等に個人番号の記載を求めても差し支えありません。

(2)平成27年中に提出を受ける「平成28年分の給与所得者の扶養控除等申告書」については、法令上、個人番号の記載義務はありません。提出の時までに通知カードが届いていない場合には、個人番号欄は空欄で構いません。

(3)平成27年中に「給与所得者の扶養控除等申告書」の提出を受ける場合、個人番号欄のない様式を使用しても差し支えありません。

(4)平成28年分の税務署提出用の「給与所得の源泉徴収票」を作成するために、平成28年末に提出を受ける「平成29年分の給与所得者の扶養控除等申告書」に記載された個人番号を使用することとして差し支えありません。

(5)「平成28年分の給与所得者の扶養控除等申告書」で従業員の個人番号の提供を受けた場合、前年と変更がないからといって、平成29年分以降の同申告書に個人番号の記載を省略することはできません。

(6)個人番号を記載した「給与所得者の扶養控除等申告書」の安全管理措置対応の負担軽減のため、以下の個人番号記載方法が認められます。
給与支払者(会社等)と従業員との間での合意に基づき、「給与所得者の扶養控除等申告書」の余白に以下のことを記載および表示する。

 従業員給与支払者(会社等)
記載および表示内容「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」既に提供を受けている個人番号を確認し、確認した旨を表示

なお、給与支払者(会社等)で保管している個人番号と記載が省略された者の個人番号が、容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。

(7)16歳未満の扶養親族の個人番号は所得税法上、「給与所得者の扶養控除等申告書」に記載する必要はありませんが、この申告書は、地方税法上の「給与所得者の扶養親族申告書」を兼ねているため、地方税法上の記載事項である16歳未満の扶養親族の個人番号を記載しなければなりません。

(8)1年未満の短期の海外勤務で従業員本人が居住者に該当し、海外勤務後も国内で勤務していた会社等から給与の支払いを受ける場合の個人番号の記載有無は以下の通りです。

 平成27年10月5日前に国外へ転出した場合平成27年10月5日以後に国外へ転出した場合
個人番号の記載有無従業員本人は個人番号の記載のない「給与所得者の扶養控除等申告書」が提出されることになるが、扶養親族は国内に居住する場合、平成28年1月以後に提出する「給与所得者の扶養控除等申告書」については、扶養親族等の個人番号の記載が必要。平成28年1月以後提出する「給与所得者の扶養控除等申告書」については、従業員および扶養親族等の個人番号を記載して提出する必要があります。

(9)海外に居住する扶養親族等であっても、個人番号の指定を受けた後に出国した者については、「給与所得者の扶養控除等申告書」に個人番号を記載する必要があります。

(10)給与支払者(会社等)が「給与所得者の扶養控除等申告書」に従業員等の個人番号を印字し、その印字された個人番号を従業員本人が確認することにより個人番号を従業員本人が記載した状況と同様の状態とすることについて、従業員本人と給与支払者(会社等)の間で了解されていれば、個人番号を印字した「給与所得者の扶養控除等申告書」を従業員に交付して、従業員が確認した上で給与支払者(会社等)に提出することは可能です。

(11)「給与所得者の扶養控除等申告書」に記載した扶養親族が年の途中で結婚や就職等で扶養親族に該当しなくなった場合は、当初提出を受けた「給与所得者の扶養控除等申告書」を二重線で補正しても問題ありません。
当初提出の「給与所得者の扶養控除等申告書」と異動の際に提出する「給与所得者の扶養控除等申告書」は別の申告書となりますので、1枚の申告書を補正したとしても、当初の申告書の保存義務がなくなるわけではありません。したがって、補正する際に個人番号を復元できない程度にマスキングせずに、当初の記載事項が確認できる程度に補正をする必要があります。

(12)給与支払者(会社等)の個人番号または法人番号については、「給与所得者の扶養控除等申告書」の提出を受けた後に付記する必要がありますが、税務署長から「給与所得者の扶養控除等申告書」の提出を求められるまでの間は個人番号または法人番号の付記を行わなくても差し支えありません。

(13)給与支払者の個人番号または法人番号については、「給与所得者の扶養控除等申告書」の提出を受けた後に付記することになっていますが、法人番号については利用制限もないことから、あらかじめプレ印字し、従業員に交付しても問題ありません。
なお、給与支払者の個人番号については、個人番号の提供制限に抵触するため、「給与所得者の扶養控除等申告書」にプレ印字することはできません。

(14)従業員が「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出する際に、通知カードの紛失等で個人番号が分からないと言っている場合、個人番号については空欄で提出しても差し支えありません。ただし、その従業員は「個人番号を有しない者」に該当しないため、個人番号が判明した時点で速やかに提出した「給与所得者の扶養控除等申告書」へ個人番号の補完記入を行う必要があります。

(15)「給与所得者の扶養控除等申告書」に従業員等の個人番号の記載がない場合であっても、扶養控除等の適用可否を判断するために必要な事項が記載されていれば、申告書が提出されたものとして税額計算を行って差し支えありません。

(16)「給与所得者の扶養控除等申告書」は、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間保管する必要があります。

(17)「給与所得者の扶養控除等申告書」は原本を保管する必要がありますが、個人番号をマスキングした場合、原本を保存しているとはいえないため、マスキングした上で保管することはできません。

(18)「給与所得者の扶養控除等申告書」の保管を外部業者に委託することはできますが、委託先において適切な安全管理措置が図られるよう、委託先に対して必要かつ適切な監督をする義務があります。

(19)従業員が退職した場合であっても「給与所得者の扶養控除等申告書」等については、7年間の保存義務が課せられていることから、そこに記載された個人番号については、その間は保管しなければなりません。

(20)「給与所得者の扶養控除等申告書」に従業員の氏名および生年月日または住所をプレ印字して交付し、従業員がその申告書を用いて申告した場合は、本人確認のうち身元確認は完了していると考えることができます。

(21)「給与所得者の扶養控除等申告書」の提出を受ける際に、個人番号カード等の本人確認書類の提示があった場合、その写しを保管する義務はありませんが、本人確認の記録を残すためにその書類の写しを保管することはできます。
なお、保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。