パソコンだけにデータを保存するのは危険!

当事務所ではクラウドにデータを保存するようにしています。

なぜ、そうしているかというと過去にデータを消去してしまったことがあるからです。

あるお客様の2年分以上のデータを全て消去してしまいました。

会計ソフトは「MFクラウド会計」を使用していたため、問題ありませんでしたが、お客様への説明用資料として作成していたものが2年分以上、無くなってしまいました。

会計などには影響がなかったものの、積み上げてきた資料を無くしてしまったことは、とてもショックでした。

この経験からパソコン上にだけデータを保存することはリスクだと認識するようになりました。

クラウトストレージ

「Dropbox」
「Google Drive」
など、IT各社から様々なサービスが提供されています。

容量や料金なども様々なので、使い勝手も含めて検討してみてはいかがでしょうか。

 

クラウドにデータを保存するメリット

1、インターネットに繋がる環境であれば、
いつでもどこでも利用が可能!

例えば、社内にいなくても出張先でデータを確認したり、保存することができます。

2、データ消失の心配がなくなる!

パソコンが壊れてしまったり、データ自体を消失させてしまった場合でもクラウドにデータが保存されていれば心配する必要はなくなります。

3、データの共有が可能!

クラウドにアクセス権限がある方とならデータを共有することが可能です。
これによりメール添付やUSBメモリーでのデータ受け渡しのリスクや手間がなくなります。
また、データ共有により、共同作業が可能になります。

4、検索が可能!

紙ベースではきちんとファイリグなどがされていたとしても記憶をたどりながら探すことはないでしょうか?

クラウドであればサービスにもよりますが、保存したデータを検索することができます。
これにより、探す手間や時間を大幅に減らすことができます。

5、コスト面で有利!

自社でサーバーを構築しようとするとかなりのコストがかかります。クラウドであれば、低コストで利用が可能です。

クラウドに保存することによりデータ消失のリスク軽減や
データを素早く探すなどのことが可能になります。

積極的に活用してみてはいかがでしょうか。